Você já teve tal experiência ou confusão:
- Embora tenha trabalhado arduamente e realizado muitas tarefas ou projetos importantes, não recebeu os benefícios que merecia?
- No projeto em que você e Xiao Ming trabalharam juntos, vocês dois tiveram um bom desempenho, mas seus superiores pareciam favorecer Xiao Ming?
- Você é muito sério e atencioso ao fazer tudo que seus superiores lhe atribuem, mas seus superiores parecem ser calorosos e frios com você, sem novos avanços em confiança e reconhecimento?
Além dos cenários acima, você já experimentou tal estado mental:
- Não posso simplesmente tentar o meu melhor para fazer as coisas designadas pelos meus superiores e fazer as coisas lindamente? Por que tenho que relatar o tempo todo? Posso fazer mais coisas quando tenho tempo para reportar.
- Na verdade, não quero reportar aos meus superiores. Cada vez que quero reportar, sinto-me muito confuso.
- Não consigo entender o estilo de gestão do meu superior. Já reportei a ele várias vezes, mas eles foram demitidos. Agora tenho uma sombra psicológica quando penso em reportar.
- Nos primeiros anos após a formatura, algumas coisas não foram bem feitas e de vez em quando fui criticado pelos meus superiores, o que me deixou mais vigilante e nervoso, e tive medo de me comunicar e reportar aos meus superiores.
É verdade que, quer sejamos novos no local de trabalho ou profissionais seniores, uma das nossas exigências básicas é que o nosso trabalho árduo possa ser reconhecido e afirmado pelos nossos superiores.
Harvey McKay, o mestre das relações interpessoais, disse: Uma coisa é fazer bem o seu trabalho, mas outra coisa é ser reconhecido pelo seu líder.
Portanto, cada um de nós no local de trabalho não pode ignorar a importância da comunicação ascendente e dos relatórios, muito menos pensar que os relatórios não são necessários no trabalho. Precisamos realmente compreender que a elaboração de relatórios em si é um trabalho, e a elaboração de relatórios é uma parte muito importante do trabalho.
Então, como podemos nos comunicar e reportar melhor aos nossos superiores? Estes 4 pontos podem ajudá-lo:
1. Supere o seu coração interior e dê o primeiro passo em direção à comunicação ascendente.
Alguém já pensou muito sobre isso na noite anterior porque teve que se comunicar e reportar aos seus superiores. Eles fariam várias lutas internas e adormeceriam enquanto pensavam sobre isso. reportar aos seus superiores O trabalho chegou novamente a um fim abrupto. Dessa forma, houve um emaranhado interno de não querer denunciar.
Na verdade, na maioria das vezes é porque penso demais no meu coração. A razão pela qual penso demais é porque estou preocupado que o relatório não seja bom, estou preocupado por não saber como me comunicar e reportar aos meus superiores, estou preocupado em ser criticado pelos meus superiores, eu estou preocupado em não ser reconhecido pelos meus superiores por não ter bons resultados em projetos e desempenho no trabalho. E isso se resume ao medo interno dos superiores e à sua própria falta de confiança.
Mas, na verdade, “atividades internas complicadas porque você deseja se comunicar e reportar aos seus superiores” não são apenas sem sentido, mas intensificarão o seu medo dos seus superiores.
Portanto, se você pensar demais, é melhor começar superando o seu próprio coração e realmente dar esse primeiro passo corajoso. Contanto que você dê esse passo com coragem, você encontrará um mundo diferente. Talvez seu superior não seja tão sério e assustador quanto você pensa, nem tão nervoso e desconfortável quanto você imaginou. Em vez disso, recebi muitas outras sugestões e opiniões nas quais não havia pensado.
Amigos que ainda estão lutando e preocupados em se comunicar e reportar ao nível superior, por favor, preparem-se um pouco, superem seu próprio coração e dêem este passo com coragem.
2 Conheça seus superiores e encontre métodos de comunicação adequados.
Ao mesmo tempo que superamos nossos próprios sentimentos internos, também podemos ser mais direcionados ao nos comunicarmos e reportarmos aos nossos superiores.
O superior é selecionado pela organização e também é um ser humano. Posso compreender a sua proposta de valor, força motriz, preferências de trabalho e preferências para os subordinados, bem como o seu estilo de gestão através do trabalho diário e da comunicação.
Como diz o ditado: Somente conhecendo a nós mesmos e ao inimigo poderemos prescrever o remédio certo, e só então poderemos “tirar vantagem dos outros”. Isso lhe dará coragem para se comunicar e reportar melhor aos seus superiores e adicionar peso.
De acordo com o Teste de Personalidade DISC, o estilo do superior pode ser dividido em quatro tipos, conforme mostrado abaixo:
- D – Dominância, traço de caráter de ação forte e orientado para resultados;
Os superiores dominantes são líderes naturais e sua orientação de valores é voltada apenas para resultados.
Os superiores dominantes costumam dizer: “Quais são os resultados?” “Quais são os resultados?” “A próxima ação é…” “Nosso objetivo é…” “Como devemos fazê-lo?”
Um superior dominante sempre busca resultados reais, e somente os resultados podem lhe trazer a maior motivação e força motriz. A comunicação com um superior dominante deve ser simples, direta e responder a todas as perguntas.
Se o seu superior for dominante, o que você precisa fazer é:
- 👉Ao se deparar com opiniões diferentes, não refute diretamente, mas expresse suas demandas com tato;
- 👉Ao comunicar, a conclusão deve vir primeiro, ser direto e não fazer rodeios;
- 👉Informar proativamente tudo detalhadamente, para que ele possa acompanhar sua situação a qualquer momento;
- 👉Seja orientado para os resultados. As conclusões intermediárias também são resultados encenados. Os relatórios devem focar nos resultados, não nos problemas.
- I —— Influência (tipo influência/interação), uma personalidade gentil, otimista e voltada para as pessoas;
Supervisores influentes são extrovertidos e amigáveis e gostam de criar um ambiente de trabalho descontraído e voltado para as pessoas. Esse superior gosta de influenciar os outros em vez de controlá-los. Ele gosta de comunicação e comunicação e enfatiza a interação.
Ao enfrentar superiores influentes, você deve ter uma atitude correta. Nunca pense que tais superiores não entendem nada e não fazem nada. Esse tipo de superior geralmente se concentra em grandes decisões e deixa a execução específica para os subordinados. Se você promete algo, você deve cumpri-lo.
Se o seu superior for do tipo influenciador, o que você precisa fazer é:
- 👉Ao comunicar-se, você deve respeitá-lo e reconhecê-lo totalmente, e deve afirmar e reconhecer ativamente as opiniões de seus superiores;
- 👉Ao comunicar, concentre-se em destacar os pontos-chave do conteúdo e deixar a lógica clara;
- 👉Você não pode relaxar, você precisa estar atento e exercer o poder dado por seus superiores, e implementar tudo o que for designado por seus superiores.
- S - Firmeza (estável/apoiador), traço de personalidade que se concentra em procedimentos, é rigoroso e meticuloso ao fazer as coisas;
O alto padrão de um superior estável é um perfeccionista que presta atenção aos procedimentos e à lógica, é bom em análise e pensamento e presta atenção aos detalhes.
Os superiores estáveis são representados principalmente por líderes técnicos.
Se o seu superior for do tipo estável, o que você precisa fazer é:
- 👉Fortalecer o aprendizado e o treinamento da capacidade de autoexpressão, focar em ideias lógicas e apresentar dados. É melhor usar dados e fatos para falar;
- 👉Comunique e relate o andamento do trabalho com mais frequência em qualquer forma, mas não espere até o último minuto para relatar;
- 👉Comunique-se e busque a opinião de seus superiores, ouça suas palavras, responda às suas opiniões e faça com que ele se sinta valorizado.
- 👉Fortaleça sua reserva de conhecimento e nível profissional, pois poderão ser feitas perguntas a qualquer hora e em qualquer lugar ao se comunicar e reportar.
- C - Conformidade (cauteloso/corretivo), traço de caráter que obedece principalmente às regras e está disposto a apoiar os outros.
Supervisores cautelosos gostam muito de regras e procedimentos, prestam mais atenção aos detalhes e mantêm padrões elevados. Preste atenção à precisão ao fazer as coisas e preste atenção ao processo; tenha requisitos de qualidade muito elevados;
Se o seu superior for cauteloso, o que você precisa fazer é:
- 👉Ao relatar, seja direto, discuta as coisas conforme elas acontecem, fale sobre elas uma por uma e evite divagações;
- 👉Ao reportar, devem ser apresentados factos e dados, e devem ser fornecidos factos claros e dados detalhados;
- 👉Ao relatar, deve haver prazos e planos claros.
A teoria DISC divide nosso comportamento emocional em quatro tipos, mas no trabalho e na vida real, todos nós temos essas quatro personalidades, mas a proporção de cada personalidade é diferente.
3. Conheça a si mesmo e suas demandas de comunicação ascendente.
Por que você precisa conhecer sua própria maturidade profissional? Isso ocorre porque cada um de nós tem necessidades ou demandas diferentes no trabalho. Para o superior, ele está gerenciando a equipe, não você sozinho, e é impossível que ele tenha tempo e energia suficientes para estar atento ao desenvolvimento detalhado de todos. Neste momento, precisamos comunicar e reportar de forma direcionada com base nas nossas próprias necessidades ou demandas e combinadas com a nossa própria maturidade de trabalho.
Quer você seja um funcionário novo ou experiente, você passará por quatro etapas de trabalho cada vez que participar de um novo projeto, mas o tempo de permanência em cada etapa será diferente. Da mesma forma, os apelos/necessidades aos superiores são diferentes.
Estágio 1: Alto entusiasmo/confiança, baixa experiência para iniciantes
Quando um funcionário começa a trabalhar, em geral, ele tem grande entusiasmo pelo trabalho e confiança relativamente alta, mas carece de experiência e baixa capacidade para o trabalho. Para essas pessoas, chamamos de iniciantes ’entusiasmados’. As ideias para comunicação com os superiores nesta fase são as seguintes:
Estágio 2: Entusiasmo/confiança médios, alunos com habilidade média
Depois que o funcionário começa a trabalhar, depois de um período de tempo, ele começa a entender o ambiente, adapta-se gradativamente a ele, e sua capacidade para o trabalho também melhora. Porém, os “três fogos” iniciais do entusiasmo pelo trabalho também esfriam. As ideias para comunicação com os superiores nesta fase são as seguintes:
Estágio 3: Maior entusiasmo/confiança, artistas com maior habilidade.
Quando um funcionário está engajado no trabalho e acumulou experiência considerável, sua capacidade para o trabalho é superior ao nível médio, mas ele está acostumado com o ambiente e sua disposição para trabalhar é flutuante. As ideias para comunicação com os superiores nesta fase são as seguintes:
Estágio 4: Alto entusiasmo/confiança, finalizador de alta habilidade.
Quando um funcionário entra em um período de desenvolvimento estável, ele percebe o valor de seu trabalho e de si mesmo, tem uma atitude de trabalho positiva e entusiasmada, capacidade de trabalho aprimorada, rica experiência e é capaz de fazer seu melhor trabalho. As ideias para comunicação com os superiores nesta fase são as seguintes:
4. Construa um modelo de circuito fechado de comunicação ascendente.
Então, quando começamos a agir e a comunicar e a reportar para cima, qual a frequência e o horário mais apropriado? Se você reportar com mais frequência, seu superior sentirá que você está constantemente atrapalhando o trabalho dele; se você reportar com menos frequência, seu superior tomará a iniciativa de perguntar quando precisa de informações relevantes, e você sentirá mais pressão neste momento; .
Portanto, quer superemos nossos próprios corações e comecemos pela primeira vez, quer conheçamos a nós mesmos e nossos inimigos, o que ainda precisamos tratar com cuidado é: um resumo da revisão baseado em cada relatório de comunicação ascendente. Este resumo da revisão é baseado em uma revisão. Ganhos e pontos de melhoria durante o processo de comunicação e reporte e após a conclusão do reporte.
Um modelo de circuito fechado de comunicação ascendente, consulte o seguinte:
- Esclareça tarefas e requisitos
Ou seja, quando nossos superiores nos dizem algo, quando recebemos uma tarefa, não a executamos imediatamente desde o início. Em vez disso, primeiro esclarecemos qual é a tarefa, entendemos o pano de fundo do assunto, as expectativas e objetivos do superior. e esclarecer as tarefas e objetivos que entendemos. Se o que o superior comunica é consistente.
- Desenvolva um plano e comunique suas dificuldades corretamente
Após confirmar a tarefa, formule um plano, avalie o tempo possível, preveja os possíveis riscos e reserve tempo de buff.
Quando uma tarefa é desafiadora ou pouco acessível, em vez de enfatizar constantemente que é “difícil de fazer”, você pode também mudar sua perspectiva e usar uma abordagem de “pedir ajuda” para pedir a seus superiores o apoio e os recursos necessários. .
Por exemplo, seus superiores pedem que você alcance um desempenho de 2 milhões de yuans neste trimestre, mas o melhor desempenho de toda a equipe no último trimestre foi de apenas 1,5 milhão de yuans.
Se você disser diretamente aos seus superiores: não tenho muitos clientes e meus canais de origem de clientes também são muito limitados. Além disso, as habilidades de vendas da equipe como um todo estão muito aquém das dos meus colegas com maior desempenho. será realmente difícil atingir esse objetivo… etc.
Embora sejam fatos, é difícil evitar sentir que são desculpas.
Se você pudesse reformular, por exemplo:
Superior, em relação a como atingir esse objetivo, pretendo partir dos dois aspectos a seguir, espero que você possa fornecer alguma orientação:
Por um lado, pretendo expandir vários outros canais para aumentar meus clientes potenciais e melhorar minha base de clientes. Gostaria de discutir os canais relevantes com você…;
Por outro lado, pretendo melhorar minha taxa de conversão melhorando minhas habilidades de vendas. Ouvi dizer que se o campeão de vendas do ano passado pudesse compartilhar conosco….
As duas afirmações são, na verdade, semelhantes em essência. Elas apenas mudaram a perspectiva. Elas mudaram do negativo e pessimista original para o positivo e avançaram em direção ao objetivo.
- Implementar o plano de comunicação e reporte
Comunique e relate o plano de implementação aos seus superiores Você pode formular um plano AB com base na complexidade da tarefa ou assunto, e deixar que seus superiores façam perguntas de múltipla escolha. Somente após chegar a um consenso com seus superiores você poderá iniciar a implementação.
Por exemplo: Em relação ao plano XX, tenho agora três ideias. Situação de solução (a primeira é…; a segunda é…; a terceira é…, suas vantagens e desvantagens são…) + análise pessoal (em comparação, eu pessoalmente recomendo, você pode adotar a primeira opção porque…) + Confirme o plano com seu superior (qual sua opinião, superior?)
Isto inclui diversas sugestões e análises específicas, o que não só reduz muito a carga de tomada de decisão dos seus superiores, mas também reflete o valor do seu trabalho.
- Feedback encenado oportuno e proativo
Se for uma tarefa com um intervalo de tempo relativamente longo, então você deve tomar a iniciativa de fornecer feedback periódico de tempos em tempos, porque os resultados periódicos também são um relatório de resultados, o que torna mais fácil para os superiores obterem informações em primeira mão. em tempo hábil.
Um bom feedback consiste em quatro partes: fatos (ou seja, que tipo de problemas você encontrou/progresso do projeto) + opiniões (suas próprias opiniões) + planos de ação de acompanhamento (as soluções que você pensa devem ser claras e específicas, de preferência dois ou mais) + previsão (se suas sugestões forem seguidas, quais consequências e impactos podem haver, tanto as previsões positivas quanto as negativas devem ser mencionadas)
- Feedback dos resultados e confirmação das opiniões
Quando a tarefa for finalmente concluída, informe o líder em tempo hábil e obtenha a opinião do líder.
O cientista de gestão americano Sean Bell propôs que as principais expectativas dos superiores para os subordinados são: comunicação (ativa e harmoniosa), obediência (incondicional), apoio (abrangente), esforço (completo), atitude (correta) e resultados. Quando você consegue atender a todos os fatores acima, os superiores estão ao seu alcance.
Finalmente, como local de trabalho, o objectivo mais fundamental da nossa comunicação, reporte ascendente e gestão ascendente é fazer bem o nosso trabalho, alcançar o sucesso mútuo com os nossos superiores e alcançar uma situação vantajosa para todos.
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