Comunicazione verso l'alto sul posto di lavoro

Hai mai avuto una simile esperienza o confusione:

1. Sebbene tu abbia lavorato molto duramente e intrapreso molti compiti o progetti importanti, non hai ricevuto i benefici che meriti?
2. Nel progetto su cui tu e Xiao Ming avete lavorato insieme, entrambi avete lavorato bene, ma i vostri superiori sembravano favorire Xiao Ming?
3. Sei molto serio e attento nel fare tutto ciò che ti viene assegnato dai tuoi superiori, ma i tuoi superiori sembrano essere caldi e freddi nei tuoi confronti, senza nuove scoperte in termini di fiducia e riconoscimento?

Oltre agli scenari di cui sopra, hai mai sperimentato uno stato mentale del genere:

1. Non posso semplicemente fare del mio meglio per fare le cose assegnate dai miei superiori e fare le cose magnificamente? Perché devo riferire continuamente? Posso fare più cose quando ho tempo per riferire.
2. Non voglio davvero riferire ai miei superiori. Ogni volta che voglio riferire, mi sento molto intrappolato nel mio cuore.
3. Non riesco a capire lo stile di gestione del mio superiore. Gli ho fatto rapporto più volte, ma sono stati licenziati. Ora ho un’ombra psicologica quando penso a fare rapporto.
4. Nei primi anni dopo la laurea, alcune cose non venivano fatte bene e di tanto in tanto venivo criticato dai miei superiori, il che mi rendeva più vigile e nervoso, e avevo paura di comunicare e riferire ai miei superiori.

È vero che, sia che siamo nuovi sul posto di lavoro o che siamo professionisti senior, una delle nostre richieste fondamentali è che il nostro duro lavoro possa essere riconosciuto e affermato dai nostri superiori.

Harvey McKay, il maestro delle relazioni interpersonali, diceva: una cosa è fare bene il proprio lavoro, un’altra cosa è essere riconosciuti dal proprio leader.

Pertanto, ognuno di noi sul posto di lavoro non può ignorare l’importanza della comunicazione e del reporting verso l’alto, per non parlare di pensare che il reporting non sia necessario sul lavoro. Dobbiamo renderci veramente conto che il reporting stesso è un lavoro e che il reporting è una parte molto importante del lavoro.

Quindi, come possiamo comunicare e riferire meglio ai nostri superiori? Questi 4 punti possono aiutarti:

1. Supera il tuo cuore interiore e fai il primo passo verso la comunicazione verso l’alto

Qualcuno ci ha mai pensato molto la sera prima perché doveva comunicare e riferire ai propri superiori? Faceva varie lotte interne e si addormentava mentre ci pensava. Poi il giorno dopo, inizialmente aveva deciso di comunicare e rapporto ai loro superiori. Il lavoro si interruppe di nuovo bruscamente. In questo modo si creava un groviglio interiore di non voler riferire.

In effetti, la maggior parte delle volte è perché penso troppo nel mio cuore. Il motivo per cui penso troppo è perché sono preoccupato che il rapporto non sarà buono, sono preoccupato di non sapere come comunicare e riferire ai miei superiori, sono preoccupato di essere criticato dai miei superiori, sono preoccupato di non essere riconosciuto dai miei superiori per non aver ottenuto buoni risultati progettuali e prestazioni lavorative. E questi si riducono alla paura interiore dei superiori e alla propria mancanza di fiducia.

Ma in realtà, ‘attività interiori complicate perché vuoi comunicare e riferire ai tuoi superiori’ non solo sono prive di significato, ma intensificheranno la tua paura dei tuoi superiori.

Pertanto, se pensi troppo, è meglio iniziare superando il tuo cuore e facendo davvero quel primo passo coraggioso. Finché farai questo passo con coraggio, troverai un mondo diverso. Forse il tuo superiore non è così serio e spaventoso come pensi, né così nervoso e a disagio come immaginavi. Invece ho ricevuto tanti altri suggerimenti e pareri a cui non avevo pensato.

Amici che stanno ancora lottando e preoccupati per comunicare e riferire al livello superiore, per favore fate un po’ di preparazione, superate il vostro cuore e fate questo passo con coraggio.

2 Conosci i tuoi superiori e trova metodi di comunicazione adeguati.

Superando i nostri sentimenti interiori, possiamo anche essere più mirati quando comunichiamo e riferiamo ai nostri superiori.

Il superiore è selezionato dall’organizzazione ed è anche un essere umano. Posso comprendere la sua proposta di valore, la forza trainante, le preferenze lavorative e le preferenze per i subordinati, nonché il suo stile di gestione attraverso il lavoro quotidiano e la comunicazione.

Come dice il proverbio: solo conoscendo noi stessi e il nemico possiamo prescrivere la medicina giusta, e solo allora possiamo ‘approfittare degli altri’. Questo ti darà il coraggio di comunicare e riferire meglio ai tuoi superiori e aggiungere peso.

Secondo il DISC Personality Test, lo stile del superiore può essere diviso in quattro tipi, come mostrato di seguito:

1. D - Dominanza, un tratto caratteriale di forte azione e orientamento al risultato;

I superiori dominanti sono leader naturali e il loro orientamento ai valori è solo orientato ai risultati.

I superiori dominanti spesso dicono: ‘Quali sono i risultati?’ ‘Quali sono i risultati?’ ‘La prossima azione è…’ ‘Il nostro obiettivo è…’ ‘Come dovremmo farlo?’

Un superiore dominante persegue sempre risultati effettivi e solo i risultati possono portargli la massima motivazione e forza trainante. Comunicare con un superiore dominante deve essere semplice, diretto e rispondere a tutte le domande.

Se il tuo superiore è dominante, quello che devi fare è:

• 👉Quando incontri opinioni diverse, non confutare direttamente, ma esprimi le tue richieste con tatto;
• 👉Quando si comunica, la conclusione dovrebbe venire prima, essere diretta e non giri di parole;
• 👉Segnala proattivamente tutto nel dettaglio, in modo che possa tenere traccia della tua situazione in ogni momento;
• 👉Siate orientati ai risultati. Anche le conclusioni intermedie sono risultati graduali. I rapporti dovrebbero concentrarsi sui risultati, non sui problemi.

2. I——Influenza (tipo di influenza/interazione), una personalità gentile, ottimista e orientata alle persone;

I supervisori influenti sono socievoli e amichevoli e amano creare un’atmosfera di lavoro rilassata e orientata alle persone. A un tale superiore piace influenzare gli altri piuttosto che controllarli. Gli piace la comunicazione e la comunicazione e enfatizza l’interazione.

Di fronte a superiori influenti bisogna avere un atteggiamento corretto. Non pensare mai che tali superiori non capiscano nulla e non facciano nulla. Questo tipo di superiore spesso si concentra su grandi decisioni e lascia l’esecuzione specifica ai subordinati. Se prometti qualcosa, devi mantenerla.

Se il tuo superiore è un tipo influente, quello che devi fare è:

• 👉Quando comunichi, devi rispettarlo e riconoscerlo pienamente, e devi affermare e riconoscere attivamente le opinioni dei tuoi superiori;
• 👉Quando comunichi, concentrati sull’evidenziare i punti chiave del contenuto e rendi chiara la logica;
• 👉Non puoi rilassarti, devi prestare attenzione ed esercitare il potere dato dai tuoi superiori e implementare tutto ciò che ti viene assegnato dai tuoi superiori.

3. S - Stabilità (costante/di supporto), un tratto della personalità che si concentra sulle procedure, è rigoroso e meticoloso nel fare le cose;

Lo standard elevato di un superiore stabile è un perfezionista che presta attenzione alle procedure e alla logica, è bravo nell’analisi e nel pensiero e presta attenzione ai dettagli.

I superiori stabili sono per lo più rappresentati da leader tecnici.

Se il tuo superiore è un tipo stabile quello che devi fare è:

• 👉Rafforzare l’apprendimento e la formazione della capacità di autoespressione, concentrarsi su idee logiche e presentare dati. È meglio utilizzare dati e fatti per parlare;
• 👉Comunicare e segnalare più spesso lo stato di avanzamento dei lavori in qualsiasi forma, ma non aspettare l’ultimo minuto per riferire;
• 👉Comunica e cerca le opinioni dei tuoi superiori, ascolta le sue parole, rispondi alle sue opinioni e fallo sentire apprezzato.
• 👉Rafforza la tua riserva di conoscenze e il tuo livello professionale, perché ti potrebbero essere poste domande sempre e ovunque durante le comunicazioni e i report.

4. C - Conformità (cauto/correttivo), un tratto caratteriale che obbedisce principalmente alle regole ed è disposto a supportare gli altri.

I supervisori cauti amano molto le regole e le procedure, prestano maggiore attenzione ai dettagli e mantengono standard elevati. Prestare attenzione alla precisione nel fare le cose e prestare attenzione al processo; avere requisiti di qualità molto elevati essere in grado di discutere veramente le questioni man mano che si presentano;

Se il tuo superiore è cauto, quello che devi fare è:

• 👉Quando riferisci, sii diretto, discuti le cose mentre accadono, parlane una per una ed evita divagazioni;
• 👉Nella rendicontazione devono essere presentati fatti e dati, e devono essere forniti fatti chiari e dati dettagliati;
• 👉Quando si effettuano report, devono esserci tempistiche e piani chiari.

La teoria DISC divide il nostro comportamento emotivo in quattro tipi, ma nel lavoro e nella vita reale, tutti noi abbiamo queste quattro personalità, ma la proporzione di ciascuna personalità è diversa.

3. Conosci te stesso e le tue esigenze di comunicazione verso l’alto

Perché è necessario conoscere la propria maturità lavorativa? Questo perché ognuno di noi ha esigenze o richieste diverse sul lavoro? Per il superiore, è lui a gestire la squadra, non te da solo, ed è impossibile per lui avere abbastanza tempo ed energia per prestare attenzione allo sviluppo dettagliato di tutti. In questo momento, dobbiamo comunicare e riferire in modo mirato in base alle nostre esigenze o richieste e in combinazione con la nostra maturità lavorativa.

Che tu sia un nuovo dipendente o un dipendente esperto, attraverserai quattro fasi di lavoro ogni volta che parteciperai a un nuovo progetto, ma la durata del soggiorno in ciascuna fase sarà diversa. Di conseguenza sono diversi gli appelli/bisogni rivolti ai superiori.

Fase 1: Alto entusiasmo/fiducia, bassa esperienza Principiante

Quando un dipendente inizia a lavorare, in generale, ha un grande entusiasmo per il lavoro e una fiducia relativamente elevata, ma manca di esperienza e di scarsa capacità lavorativa. Per queste persone, li chiamiamo principianti ’entusiasta’. Le idee per comunicare con i superiori in questa fase sono le seguenti:

Fase 2: Entusiasmo/fiducia medio, studenti con abilità medie

Dopo che un dipendente si è messo al lavoro, dopo un certo periodo di tempo, inizia a comprendere l’ambiente, si adatta gradualmente ad esso e anche la sua capacità lavorativa migliora. Tuttavia, anche i ’tre fuochi’ iniziali dell’entusiasmo lavorativo si sono raffreddati. Le idee per comunicare con i superiori in questa fase sono le seguenti:

Fase 3: maggiore entusiasmo/fiducia, interpreti con maggiori capacità.

Quando un dipendente è impegnato nel lavoro e ha accumulato una notevole esperienza, la sua capacità lavorativa è superiore al livello medio, ma è abituato all’ambiente e la sua disponibilità a lavorare oscilla. Le idee per comunicare con i superiori in questa fase sono le seguenti:

Fase 4: Elevato entusiasmo/fiducia, elevata abilità nel finalizzare.

Quando un dipendente entra in un periodo di sviluppo stabile, realizza il valore del suo lavoro e di se stesso, ha un atteggiamento lavorativo positivo ed entusiasta, una maggiore capacità lavorativa, una ricca esperienza ed è in grado di svolgere il suo lavoro migliore. Le idee per comunicare con i superiori in questa fase sono le seguenti:

4. Costruire un modello a circuito chiuso di comunicazione verso l’alto.

Quindi, quando iniziamo ad agire e a comunicare e a riferire verso l’alto, quale frequenza e quale orario è il più appropriato? Se riferisci più frequentemente, il tuo superiore avrà la sensazione che disturbi costantemente il suo lavoro, se riferisci meno frequentemente, prenderà l’iniziativa per chiederti quando avrà bisogno di conoscere informazioni rilevanti e in questo momento sentirai più pressione; .

Pertanto, sia che superiamo i nostri cuori e iniziamo per la prima volta, sia che conosciamo noi stessi e i nostri nemici, ciò che dobbiamo ancora trattare con attenzione è: un riepilogo della revisione basato su ogni rapporto di comunicazione verso l’alto. Questo riepilogo della revisione si basa su una revisione Guadagni e punti di miglioramento durante il processo di comunicazione e reporting e dopo il completamento del report.

Un modello a circuito chiuso di comunicazione verso l’alto, fare riferimento a quanto segue:

1. Chiarire compiti e requisiti

Cioè, quando i nostri superiori ci dicono qualcosa, quando riceviamo un incarico, non lo eseguiamo immediatamente dall’inizio, ma chiariamo prima qual è l’incarico, capiamo il contesto, le aspettative e gli obiettivi del superiore e chiarire i compiti e gli obiettivi che comprendiamo se ciò che il superiore comunica è coerente.

2. Sviluppa un piano e comunica correttamente le tue difficoltà

Dopo aver confermato l’attività, formula un piano, valuta il tempo possibile, prevedi i possibili rischi e riserva il tempo di potenziamento.

Quando un compito è impegnativo o poco accessibile, invece di sottolineare costantemente che è ‘difficile da svolgere’, potresti anche cambiare la tua prospettiva e utilizzare un approccio di ‘chiesta di aiuto’ per chiedere ai tuoi superiori il supporto e le risorse di cui hai bisogno .

Ad esempio, i tuoi superiori ti chiedono di ottenere una prestazione di 2 milioni di yuan in questo trimestre, ma la migliore prestazione dell’intero team nell’ultimo trimestre è stata di soli 1,5 milioni di yuan.

Se lo dici direttamente ai tuoi superiori: non ho molti clienti e anche i miei canali di raccolta dei clienti sono molto limitati. Inoltre, le capacità di vendita del team nel suo insieme sono molto inferiori a quelle dei miei colleghi con le prestazioni più elevate essere davvero difficile raggiungere questo obiettivo… ecc.

Anche se questi sono fatti, è difficile evitare di pensare che siano delle scuse.

Se potessi riformularlo, ad esempio:

Superior, per quanto riguarda le modalità per raggiungere questo obiettivo, intendo partire dai seguenti due aspetti, spero che tu possa fornirmi alcune indicazioni:

Da un lato ho intenzione di espandere molti altri canali per aumentare i miei potenziali clienti e migliorare la mia base di clienti. Vorrei discutere con voi dei canali rilevanti…;

D’altra parte, ho intenzione di migliorare il mio tasso di conversione migliorando le mie capacità di vendita. Ho sentito che se il campione delle vendite dell’anno scorso potesse condividere con noi….

Le due affermazioni sono in realtà simili nella loro essenza. Hanno semplicemente cambiato la prospettiva. Sono passati dall’originale negativo e pessimistico a quello positivo e si sono spostati verso l’obiettivo?

3. Attuare il piano di comunicazione e reporting

Comunica e segnala il piano di implementazione con i tuoi superiori. Puoi formulare un piano AB in base alla complessità del compito o della questione e lasciare che i tuoi superiori facciano domande a scelta multipla. Solo dopo aver raggiunto un consenso con i tuoi superiori puoi avviare l’implementazione.

Ad esempio: per quanto riguarda il piano XX, ora ho tre idee. Situazione risolutiva (la prima è…; la seconda è…; la terza è…, i loro vantaggi e svantaggi sono…) + analisi personale (in confronto, personalmente consiglio, puoi adottare la prima opzione perché…) + Conferma il piano con il tuo superiore (qual è la tua opinione, superiore?)

Ciò include diversi suggerimenti e analisi specifiche, che non solo riducono notevolmente l’onere decisionale dei tuoi superiori, ma riflettono anche il valore del tuo lavoro.

4. Feedback graduale tempestivo e proattivo

Se si tratta di un compito con un arco di tempo relativamente lungo, allora devi prendere l’iniziativa di fornire feedback periodici di volta in volta, perché i risultati periodici sono anche un resoconto dei risultati, che rende più facile per i superiori cogliere informazioni di prima mano in in modo tempestivo.

Un buon feedback è composto da quattro parti: fatti (ovvero, che tipo di problemi hai incontrato/progressi del progetto) + opinioni (le tue opinioni) + piani d’azione di follow-up (le soluzioni a cui pensi devono essere chiare e specifiche, preferibilmente due o più) + previsione (se vengono seguiti i tuoi suggerimenti, quali conseguenze e impatti potrebbero esserci, devono essere menzionate sia le previsioni positive che quelle negative)

5. Feedback sui risultati e conferma delle opinioni

Una volta completato il compito, riferire tempestivamente al leader e ottenere le opinioni del leader.

Lo scienziato americano del management Sean Bell ha proposto che le aspettative fondamentali dei superiori nei confronti dei subordinati siano: comunicazione (attiva e armoniosa), obbedienza (incondizionata), supporto (completo), impegno (completo), atteggiamento (corretto) e risultati. Quando riesci a soddisfare tutti i fattori di cui sopra, i superiori sono a portata di mano.

Infine, come luogo di lavoro, lo scopo fondamentale per cui comunichiamo, riferiamo e gestiamo verso l’alto è svolgere bene il nostro lavoro, raggiungere il successo reciproco con i nostri superiori e raggiungere una situazione vantaggiosa per tutti.

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Link a questo articolo: https://www.psyctest.cn/article/01d8XdRA/

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